Om een complex product goed bij je te realiseren is een goede organisatie noodzaak.
Willen we gezamenlijk tot een goed resultaat komen dan moeten cliënt en leverancier zo goed mogelijk van elkaar weten wie wat doet en wie waarvoor verantwoordelijk is.
Daarom hebben wij een informatieblad samengesteld waarin je onze werkwijze kunt nalezen.
Je krijgt dit informatieblad van de adviseur tijdens één van de gesprekken of je kunt het informatieblad hier downloaden en printen. [1.604 KB]

Inleiding

Je hebt een oriënterend gesprek gehad met onze adviseur. Nu worden een aantal zaken in gang gezet om het gewenste hulpmiddel te kunnen leveren. Dit traject bestaat uit het advies, de aanvraag, de goedkeuring, de levering en de nazorg. Hieronder geven wij uitleg over dit traject. 

Intake

Bij het eerste contact met KMD worden de NAW-gegevens van de cliënt geregistreerd.

Advies

Adviesgesprek

Tijdens het adviesgesprek wordt, in samenwerking met de gebruiker, therapeut, ouder, persoonlijk begeleider en adviseur van KMD, de hulpvraag besproken. Het pakket van eisen wordt opgesteld en er wordt bekeken welke hulpmiddelen passen bij de hulpvraag.

Proeflevering

Zonodig wordt er een proeflevering ingepland waarbij je het hulpmiddel voor een periode van maximaal twee weken op zicht krijgt en kunt uitproberen. De nadruk ligt hierbij op het verkrijgen van informatie over de bedieningsmethode.

Evaluatie/passing

Na een eventuele proefperiode vindt een evaluatie plaats. Tijdens deze evaluatie wordt besproken of het hulpmiddel past bij het pakket van eisen. De adviseur zal samen met de betrokkenen doornemen of en hoe het hulpmiddel gemonteerd moet worden op een rolstoel of andere voorziening. Indien het hulpmiddel op een voorziening wordt gemonteerd, zal de adviseur een passing doen. 

Uitwerken passing 

Na het adviesgesprek worden alle opgenomen gegevens verwerkt in een offerte. In geval van montage op een rolstoel of andere voorziening worden de pasgegevens in overleg met de technische medewerkers opgesteld.

Opstellen offerte 

Binnen twee weken ontvang je een offerte. Zijn er specifiekere aanpassingen nodig dan zal er eerst bekeken worden hoe KMD deze praktisch kan realiseren. De offerte kan dan wat langer op zich laten wachten.

Aanvraag

Indienen aanvraag

In de tijd dat KMD de offerte uitwerkt zal de aanvrager, bijvoorbeeld de logopedist, alvast een advies opstellen en een verwijzing opvragen bij de behandeld arts. Diezelfde aanvrager heeft de taak om het pakket bestaande uit de offerte van KMD, het advies van de adviseur van KMD en het advies van de aanvrager en/of de verwijzing van de arts, te sturen naar de zorgverzekering of het zorgkantoor (AWBZ). Bij een aantal verzekeraars geldt een machtigingsvrije verstrekking zodat de zorgaanbieder/leverancier kan leveren zonder voorafgaande goedkeuring. Advies en motivatie van adviseur en (para)medicus blijven hierbij nodig. Betreft het een werkplekaanpassing dan geldt een andere aanvraagprocedure. Vaak worden deze voorzieningen vergoed door het UWV of door de werkgever. 

Wachten op goedkeuring

De tijd die nodig is voor het verkrijgen van de goedkeuring en levering van een communicatiehulpmiddel kun je goed benutten door alvast na te denken welke plaatjes of teksten je straks wilt (laten) programmeren. Stel alvast een vocabulairelijst op. Onze adviseur en logopedist kunnen je hierbij helpen. Ongeveer vier weken na het indienen van de aanvraag kun je contact opnemen met de verzekering om te vragen of er al goedkeuring is.  

Goedkeuring 

Opdracht komt binnen bij KMD 

Een goedkeuring wil zeggen dat wij een schriftelijke opdracht krijgen van de betalende instantie. Je krijgt van KMD hierover een melding. In een aantal
gevallen zal de adviseur contact met je opnemen voor het afstemmen van gezamenlijke werkzaamheden zoals het aanleveren van de vocabulairelijst. 

Ondertussen worden allerlei zaken geregeld zoals het inplannen van de rolstoel-opbouw. Als de werkzaamheden zijn ingepland, ontvang je van ons informatie over de exacte data en het rolstoeltransport. 

Je dient, waar nodig, zelf te zorgen voor een vervangende rolstoel of zitvoorziening. In de week dat de opbouw bij KMD plaatsvindt, wordt de rolstoel op maandag opgehaald en op vrijdag teruggebracht.

Hulpmiddelen die worden goedgekeurd, worden vaak in bruikleen verstrekt en blijven dus eigendom van de ziektekostenverzekeraar of instelling. In de meeste gevallen ben je zelf verantwoordelijk voor schade bij verlies, brand of diefstal. Vraag bij de (inboedel-)verzekeraar na wat hiervoor de mogelijkheden zijn.

Levering

Nadat de hulpmiddelen zijn opgebouwd en/of afgeleverd, vindt er een instructie plaatsv door onze product specialist. Hij/zij is ook degene die de vocabulairelijst heeft geprogrammeerd in de vorm van plaatjes, foto’s, enz. Als er een dynamisch scherm wordt geleverd, worden er vaak meerdere instructiebezoeken ingepland.

Tijdens het eerste bezoek wordt uitleg gegeven over het onderhoud van het hulpmiddel, het instellen van bijvoorbeeld toetsreactietijd en het inspreken. Tijdens de tweede instructie ligt de nadruk op de software, waarmee je zelf het dynamische scherm kunt aanpassen.

Deellevering

Omdat opdrachten vaak bestaan uit diverse onderdelen kan er worden besloten om de opdracht in delen uit te leveren. 

Verzending

Als in de offerte geen aflevering en instructie is opgenomen, worden de hulpmiddelen aan je verzonden per pakketdienst.

Nazorg

Nadat alle apparatuur is afgeleverd en uitgelegd, neemt de adviseur contact met je op voor de evaluatie. Bij voorkeur vindt dit plaats in de vorm van een bezoek door de adviseur, waarbij eventuele kleine aanpassingen kunnen worden gedaan. Het hele project wordt uitgebreid bijgehouden in ons informatiesysteem, zodat alle medewerkers van KMD inzicht hebben in het project en altijd snel kunnen handelen bij vragen.

Storingen

Het melden van storingen doe je bij de reparatieafdeling per telefoon of via het formulier "Aanvragen reparatie". Onze servicemedewerkers verhelpen de storing telefonisch of vragen je het hulpmiddel op te sturen. Ook kan onze servicemedewerker reparaties op locatie uitvoeren. De kosten voor de reparatie worden in bijna alle gevallen door uw verzekering vergoed. 

KMD-begrippenlijst

Passing 

Een passing is nodig als een hulpmiddel op of aan een andere voorziening gemonteerd moet worden, bijvoorbeeld op de rolstoel of aan het bed. De adviseur neemt de maten op en bepaalt in overleg waar het hulpmiddel gepositioneerd moet worden. Deze gegevens worden verwerkt in een zogenaamd pasverslag, een document waarmee de medewerkers in de werkplaats van KMD de montage zodanig kunnen verzorgen dat aan de wensen van de klant wordt voldaan. 

Vocabulairelijst 

Een vocabulairelijst is een op de cliënt en zijn omgeving afgestemd overzicht van woorden en zinnen die de gebruiker van het communicatiehulpmiddel wil gaan gebruiken.

Opbouw 

De montage van het hulpmiddel op een rolstoel, bed of een andere voorziening. 

Bruikleen 

Het hulpmiddel wordt door de zorgverzekering vaak in bruikleen verstrekt. Dit betekent dat het hulpmiddel eigendom is van de verzekering en dat de gebruiker het hulpmiddel mag gebruiken zolang hij/zij bij deze verzekeraar staat ingeschreven. 

© 2017 KMD